Comunicación efectiva: Habilidad esencial para el éxito

La comunicación es un término del que se habla mucho en las organizaciones y en la vida personal, se le señala como elemento esencial del éxito, y que sin éste no se podrían lograr los objetivos y las metas; y es tan cierto, que observamos empresas con un excelente producto o servicio, que no saben comunicar los beneficios que ofrecen, ni la filosofía empresarial con sus empleados.

Comencemos por definir qué es comunicación. Según la Real Academia Española (RAE), hay varias definiciones, de las cuales compartiré tres: 1. "Acción y efecto de comunicar o comunicarse", 2. "trato, correspondencia entre dos o más personas", 3. "transmisión de señales mediante un código común al emisor y al receptor". Si analizamos la primera, nos indica que es la acción y efecto de comunicar, por lo que es importante definir entonces qué es comunicar, y tomando de referencia a la RAE, comunicar es "descubrir, manifestar o hacer saber algo a alguien", y la otra definición que me pareció pertinente incluir es "consultar con otros un asunto, tomando su parecer".

En las empresas existen departamentos cuya función es comunicar a los integrantes los objetivos, las estrategias y los planes de acción, y al mismo tiempo, recibir una retroalimentación de si se están llevando acabo o no las acciones de acuerdo a lo planeado y de no ser el caso, aplicar las medidas correctivas.

En la vida personal asumimos que existe comunicación porque nos saludamos, conversamos sobre cómo nos fue en el día y qué hicimos, qué pendientes hay para el día siguiente, si se realizaron las actividades acordadas, pero realmente no estamos comunicando, porque no validamos que el receptor esté atendiendo.

Parece muy sencillo comunicarnos con las demás personas, y más, cuando en las organizaciones consideran que sólo con la creación de canales de comunicación se puede afirmar que existe una excelente comunicación, y que todos los empleados conocen los objetivos, conocen lo que deben hacer, y cada quien puede realizar sin problemas sus actividades. Es cierto, es una parte esencial para desarrollar un buen nivel de comunicación, pero falta más, se debe revisar el ambiente laboral, si existe la confianza y la apertura para escuchar las ideas que tienen los colaboradores, si existe un canal de doble vía, donde no sólo el gerente o directivo indica las tareas a realizar, sino que el colaborador puede dirigirse a él para aclarar alguna duda o problema que se le presente, sin sentir que puede ser señalado.

La comunicación implica mucho más que la transmisión de un mensaje, se debe cuidar el tono, el canal usado, las interferencias que pueden existir en ese canal, y la validación de que el mensaje se entendió cómo se esperaba, y para ello debe haber un canal de regreso, que permita emitir un mensaje donde se explique lo que se entendió del mensaje. 

Los problemas en las empresas se producen porque no existe una comunicación efectiva entre los departamentos, porque cada uno desconoce, algunas veces, el impacto que tiene en la operación de la otra área, y porque no se comunican los objetivos a lograr, y las estrategias a implementar para alcanzar los mismos. No es sólo diseñar un sistema de comunicación, hay que validar que el mismo funcione dentro de la empresa y esté agregando valor a la operación.

Las experiencias, las creencias, la preparación, la cultura de cada persona influye en la codificación del mensaje que recibe, por eso es esencial que al momento de comunicarnos tengamos en cuenta todo lo anterior, para transmitir el mensaje de forma clara, y solicitar la validación del mismo, y si se entendió lo que se solicita o informa.

En el ámbito personal también debe ser importante validar lo que decimos, porque a veces asumimos que la persona está atenta a nuestro mensaje, sin darnos cuenta que en ese momento nuestro receptor está distraído por el celular, la televisión o simplemente por las situaciones que está viviendo, y sus pensamientos están en otro lado. Debemos ser asertivos al momento de comunicar, si buscamos obtener una respuesta de la otra persona.

Para una buena comunicación deben existir, a mi parecer, 6 elementos:

1. Claridad: El mensaje a transmitir debe estar redactado de forma clara y concisa, tomando en cuenta que todos percibimos el mundo de acuerdo a nuestras experiencias, creencias y cultura, para que hayan los menos "ruidos" posibles en la comunicación.

2. Canal de comunicación: Dependiendo del tipo de mensaje que se va a comunicar, elegir el canal más adecuado, porque habrá asuntos que podrán decirse por teléfono, por correo electrónico, por video llamada o en persona.

3. Objetivo: Qué quieres lograr con la transmisión de ese mensaje a tu receptor, qué quieres que suceda con el mensaje.

4. Momento: Es importante identificar el momento adecuado para comunicar algo, ya sea en el ámbito profesional o personal, porque no será recibido el mensaje de la misma forma, si se transmite en un momento tenso, crítico para el receptor, que si fuera en un momento en donde está tranquilo y puede analizar el mensaje desde otra perspectiva.

5. Validación: Pregunta a tu receptor si tiene claro el mensaje, y que te explique lo que él comprendió acerca del mismo.

6. Escucha: Una vez emitido el mensaje, se abierto a escuchar lo que tenga que comentar tu receptor, así lograrás conectar con él.

Cuando decidamos comunicar algo, tomémonos el tiempo para trabajar los seis puntos anteriores, sobre todo, porque estamos trabajando de forma remota, y la comunicación se dificulta al no ver a nuestro receptor en la mayoría de las ocasiones, y un mensaje por correo puede no entenderse de la forma en que pensamos, por eso es importante, validar si se comprendió a través de la solicitud de una confirmación, o con una llamada telefónica.

Comunicar es una habilidad indispensable, por eso debemos buscar fortalecerla todos los días, en cualquier ámbito de nuestra vida, lo que nos permitirá mejorar y fortalecer nuestras relaciones personales.

"La forma en que nos comunicamos con otros y con nosotros mismos, determina la calidad de nuestras vidas". Anthony Robbins